Role of document management system for business processes optimization

Ігор Віталійович Орлов

doi:10.26642/pbo-2024-2(58)-45-49

Автор(и)

Ігор Віталійович Орлов Закарпатський угорський інститут імені Ференца Ракоці ІІ, Україна https://orcid.org/0000-0003-3119-0698

DOI:

https://doi.org/10.26642/pbo-2024-2(58)-45-49

Ключові слова:

документообіг; бухгалтерський облік; цифровізація; планування; контроль

Анотація

Автоматизація робочих процесів і повна інтеграція з різними бізнес-сервісами підкреслюють важливу роль систем управління цифровими документами (DMS) у підвищенні організаційної гнучкості, продуктивності та адаптивності. DMS слугують централізованими сховищами, які оптимізують, автоматизують і пов’язують бізнес-процеси, тим самим сприяючи ефективному управлінню документами. Інтеграція DMS із системами планування ресурсів підприємства (ERP) забезпечує комплексне рішення для оптимізації робочих процесів бізнесу, задовольняючи потреби як в операційній ефективності, так і в стратегічному управлінні. Дослідницька стаття окреслює бізнес-модель для управління життєвим циклом електронних документів і записів, зосереджуючись на інтеграції таких процесів, як створення документів, керування, затвердження та безпечне розповсюдження. Цей комплексний підхід покращує організаційну структуру, оптимізує процеси та підвищує безпеку, що призводить до значного скорочення витрат і підвищення ефективності роботи. Модель підкреслює важливість спрощених і автоматизованих робочих процесів з документами для зменшення кількості помилок вручну та операційних вузьких місць. Ключові особливості DMS включають розширені механізми для оцифровки фізичних документів, гарантуючи точне та ефективне збирання всіх даних. Централізоване сховище з контролем версій дозволяє легко шукати та керувати документами, забезпечуючи постійний доступ до останніх версій. Крім того, розширені функції пошуку та доступності забезпечують швидкий і ефективний пошук документів, що має вирішальне значення для підтримки високого рівня продуктивності. Дослідження підкреслює ключову роль DMS на сучасних підприємствах, пропонуючи їхнє впровадження як стратегічний крок для досягнення операційної досконалості та конкурентної переваги. Інтегруючи DMS із системами ERP, підприємства можуть створити цілісне та ефективне робоче середовище, яке підтримує як повсякденну діяльність, так і довгострокові стратегічні цілі. Цей комплексний підхід до управління документами не тільки оптимізує ефективність і зменшує кількість помилок, але й покращує загальну гнучкість і оперативність організації в економічному середовищі.

Посилання

Abdulkadhim, H., Bahari, M., Bakri, A. and Ismail, W. (2015), «A research framework of electronic document management systems (EDMS) implementation process in government», J. Theor. Appl. Inf. Technol., Vol. 81, рр. 420–431.

«Document Management that Guarantees Protection of Companies and Ensures the Quality of Products and Services», Nomura Research Institute (NRI), [Online], available at: https://www.nri.com/en/journal/2019/0902

Ensiger, A., Fischer, P., Früh, F. et al., Digitale Prozesse, [Online], available at: https://www.bitkom.org/sites/default/files/file/import/160803-Whitepaper-Digitale-Prozesse.pdf

Haider, A., Aryati, B. and Mahadi, B. (2021), «Opportunities and Challenges in Implementing Electronic Document Management Systems», Asian J. Appl. Sci., Vol. 3, рр. 36–39, [Online], available at: https://www.ajouronline.com/index.php/AJAS/article/view/2239

Rolland, K.H. and Hanseth, O. (2021), «Managing Path Dependency in Digital Transformation Processes: A Longitudinal Case study of an Enterprise Document Management Platform», Sci. Direct, Vol. 181, рр. 765–774, [Online], available at: https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877050921002726

Ziemba, E., Papaj, T. and Descours, D. (2022), «Critical Success Factors for Adopting Electronic Document Management Systems in Government Units», In Proceedings of the 17th Conference on Computer Science and Intelligence Systems, FedCSIS 2022, 4–7 September, Sofia, Bulgaria, pp. 809–813.

«Zahalnyi rehlament pro zakhyst danykh (GDPR)», GDPR-Text. Translation and Commentary, [Online], available at: https://gdpr-text.com/uk/

Kozlovskyi, Yu.M. and Yaremko, I.Y. (2018), «Formuvannia profesiinoi kompetentnosti maibutnikh fakhivtsiv z obliku ta analizu», Hlobalni ta natsionalni problemy ekonomiky, Issue 22, [Online], available at: http://globalnational.in.ua/archive/22-2018/176.pdf

Kostyshyn, N.S. (2020), «Bukhhalterskyi oblik 2030E – tsyfrovyi oblik rozvynenoi krainy», Stan i perspektyvy rozvytku oblikovo-informatsiinoi systemy v Ukraini, materialy VI Mizhnar. nauk.-prakt. konf., 22 travnia, TNEU, Ternopil, Vol. 1, рр. 133–134.

Kostiakova, A.A. (2021), «Didzhytalizatsiia dokumentoobihu», Ekonomika ta suspilstvo, No. 26, doi: 10.32782/2524-0072/2021-26-72.

Malyshkin, O.I. (2020), «Dokumentuvannia yak element metodu bukhhalterskoho obliku v umovakh didzhytalizatsii», Zbirnyk naukovykh prats DUIT. Seriia Ekonomika i upravlinnia, Issue 48, рр. 130–138.

Shyshkova, N.L. (2019), «Perspektyvy IT-modernizatsii bukhhalterskoho obliku: aktualizatsiia teorii i praktyky», Ekonomichnyi visnyk, No. 3, рр. 146–159.

References:

A research framework of electronic document management systems (EDMS) implementation process in government / H.Abdulkadhim, M.Bahari, A.Bakri, W.Ismail // J. Theor. Appl. Inf. Technol. – 2015. – Vol. 81. – Р. 420–431.

Document Management that Guarantees Protection of Companies and Ensures the Quality of Products and Services / Nomura Research Institute (NRI) [Electronic resource]. – Access mode : https://www.nri.com/en/journal/2019/0902.

Digitale Prozesse / A.Ensiger, P.Fischer, F.Früh and other [Electronic resource]. – Access mode : https://www.bitkom.org/sites/default/files/file/import/160803-Whitepaper-Digitale-Prozesse.pdf.

Haider A. Opportunities and Challenges in Implementing Electronic Document Management Systems / A.Haider, B.Aryati, B.Mahadi // Asian J. Appl. Sci. – 2021. – Vol. 3. – Р. 36–39 [Electronic resource]. – Access mode : https://www.ajouronline.com/index.php/AJAS/article/view/2239.

Rolland K.H. Managing Path Dependency in Digital Transformation Processes: A Longitudinal Case study of an Enterprise Document Management Platform / K.H. Rolland, O.Hanseth // Sci. Direct. – 2021. – Vol. 181. – Р. 765–774 [Electronic resource]. – Access mode : https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S1877050921002726.

Ziemba E. Critical Success Factors for Adopting Electronic Document Management Systems in Government Units / E.Ziemba, T.Papaj, D.Descours // In Proceedings of the 17th Conference on Computer Science and Intelligence Systems, FedCSIS 2022, 4–7 September. – Sofia, Bulgaria, 2022. – Р. 809–813.

Загальний регламент про захист даних (GDPR) / GDPR-Text. Translation and Commentary [Електронний ресурс]. – Режим доступу : https://gdpr-text.com/uk/.

Козловський Ю.М. Формування професійної компетентності майбутніх фахівців з обліку та аналізу / Ю.М. Козловський, І.Й. Яремко // Глобальні та національні проблеми економіки. – 2018. – Вип. 22 [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://globalnational.in.ua/archive/22-2018/176.pdf.

Костишин Н.С. Бухгалтерський облік 2030Е – цифровий облік розвиненої країни / Н.С. Костишин // Стан і перспективи розвитку обліково-інформаційної системи в Україні : матеріали VI Mіжнар. наук.-практ. конф., 22 травня. – Тернопіль : ТНЕУ, 2020. – Том 1. – С. 133–134.

Костякова А.А. Діджиталізація документообігу / А.А. Костякова // Економіка та суспільство. – 2021. – № 26. DOI: 10.32782/2524-0072/2021-26-72.

Малишкін О.І. Документування як елемент методу бухгалтерського обліку в умовах діджиталізації / О.І. Малишкін // Збірник наукових праць ДУІТ. Сер. : Економіка і управління. – 2020. – Вип. 48. – С. 130–138.

Шишкова Н.Л. Перспективи ІТ-модернізації бухгалтерського обліку: актуалізація теорії і практики / Н.Л. Шишкова // Економічний вісник. – 2019. – № 3. – С. 146–159.

Роль системи документообігу для оптимізації бізнес-процесів

Автор(и)

DOI:

Ключові слова:

Анотація

Посилання

##submission.downloads##

Опубліковано

Як цитувати

Номер

Розділ

Ліцензія